使用 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 规划信息结构

关键字： SPS SharePoint SPS 2003 规划 结构

本示例章节来自于 Microsoft SharePoint 产品与技术资源工具包.您可以从以下地址获得包括一张附带光盘的完整的资源工具包（ISBN 0-7356-1881-X）：Microsoft Press.

Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 具有几个引人注目的功能和工具，使其成为一种实施信息管理系统的理想的解决方案。 好的信息管理对于公司的成功非常关键。 对信息管理不善将导致低效的协作、低效的决策过程和商业机会的丢失。

SharePoint Portal Server 2003 并不能自动使用“分类法”来全面组织您的信息。 相反，您需要规划和实施自己的分类法。 （分类法 是一种组织或分类信息和信息资源的方法。） 由于每个环境都是独特的，所以用户应该认真对待规划过程，并且应该理解安装 SharePoint Portal Server 2003 与实施 此解决方案并不相同。

在本章中，我们将概述必须在构建产品服务器之前进行的主要决策领域（特别是在架构和规划阶段）。 您会惊奇地发现主要决策领域是建立在此产品的信息管理功能之上的。

SharePoint Portal Server 2003 的关键信息管理功能

SharePoint Portal Server 2003 的关键信息管理功能包括：

本章的目的不是讨论如何实施或管理这些功能。 相反，本章的中心是规划 对这些功能的实施和说明它们与整体信息管理图之间的关系。

从哪里开始

当开始进行一个新的信息管理系统规划过程时，需要首先回答以下两个基本问题：

这看起来也许有些可笑，但是大多数 IT 专业人员都绕过了这两个问题并立即开始构建信息管理系统，而不考虑他们的信息当前在什么地方。 由于大多数公司的信息没有整体结构，所以这些公司不能很好地理解他们的关键业务信息当前在哪里 以及这些信息到底是（或不是）什么。 当被问及这些问题时，大部分项目经理和系统管理员都承认公司的当前信息位于大量分离的数据孤岛上，这些孤岛包括：

除非首先对这些信息孤岛所拥有的数据进行鉴别并编制清单，否则它们无法连接。 一个公司只有在了解了它的信息在哪里和是什么之后，才能真正开始对如何使用 SharePoint Portal Server 2003 访问信息、如何组织信息以及如何适应信息的增长等的详细设计过程。

这个过程并不轻松。 这一工作的大部分需要在小组或部门级上完成。 而且这个过程可能会耗费大量的时间，需要对员工从何处获取他们完成工作所需的信息以及这些信息是什么进行深入的分析和细致的发掘。

许多担当信息架构师角色的管理员跳过了这个过程，并且从查看组织图开始规划过程。 他们不加思索就决定应该为每个部门构建站点集，为每个分公司构建一个子门户网站，并且为整个公司构建一个总的门户网站。 这些草率决定的结构的原始配置几乎都要进行修改，因为构建这些结构所使用的决策不具备任何实际的根据。

尽管 SharePoint 产品与技术非常灵活并且支持公司的技术需求和文化需求，但是跳过规划过程以及在接近结束处开始并不明智。 在阅读本章之后，您将可以理解这意味着什么，但是对于现在来说，以下的例子就足够了。

您也许会从快速地查看组织图并做出公司中每个协作小组都需要一个文档库的决定开始这个过程。 然而，在更仔细地调查之后，您将需要为用户权限分配、文档配置文件矩阵、批准的组和站点布局的每一种独特的组合都提供一个不同的文档库。 除非您知道要在门户网站中存放哪些文档、要在小组网站中存放哪些文档以及谁应该访问这些文档，否则了解要创建多少文档库和在哪里创建这些文档库将非常困难。

也许您的公司允许最终用户创建自己的站点和文档库。 当然，SharePoint Portal Server 2003 和 Windows SharePoint Services 支持这一功能。 但是最好（至少是为了容量规划的目的）能够对文档库矩阵的样子有一个大致的概念。

作为架构和规划过程的一部分，建议公司确定其信息当前位于何处并确定这些信息是什么。 在得到此信息之后，本章所给出的使用 SharePoint Portal Server 2003 实施新的信息结构的规划过程将对您更有价值。

理解我们在本章中讨论的许多规划过程是公司为了将来更好地运营而正在进行的过程非常重要。 SharePoint Portal Server 2003 可以在不进行规划的情况下实施，但是大部分跳过规划过程的系统管理员和架构师发现他们的实现远不如执行了规划过程的实现有效和成功。 然而，即使在很好地进行了规划的情况下，大多数公司在抱怨他们整个公司的分类时还是需要回到本章多次给出的概念。

SharePoint Portal Server 2003 的主要决策领域

作为预实施规划过程的一部分，有几个主要的决策领域需要解决。 我们将在本节中讨论这些领域。

规划搜索

本节将描述 SharePoint Portal Server 搜索功能的组件。 本节提供了规划解决方案的每个搜索组件自定义版本的原则。

搜索功能概述

组成 SharePoint Portal Server 搜索功能的组件有四个：

内容源

内容源是存储内容的位置。 内容源指定了对文件系统、门户站点、SharePoint 站点、Exchange 公用文件夹、Lotus Notes 数据库或网站等进行爬网的起始位置。 内容可以位于同一台服务器上的不同门户站点中、企业内部网中的另一台服务器上或Internet上。

SharePoint Portal Server 通过对由内容源指定的位置进行爬网建立一个内容索引并保存结果，例如 Web 页面和文件。 对于文件共享和 SharePoint 站点等内容源来说，内容索引还存储了爬网内容上的适当的安全凭据。 通过在构建结果集时在每个文档上实施安全设置，这使得搜索结果可以只显示用户有权访问的项。

您需要考虑在 SharePoint Portal Server 中应该放置和不应该放置哪些信息。 例如，如果将在文件服务器保留的文档会出现在搜索结果集中，则需要对这些文档进行爬网。 了解您拥有这些文档以及他们当前的位置，使您可以对应该将这些文档移动到 SharePoint 文档库中还是留在当前的位置做出明智的决定。

一般而言，如果 查找不会改变的较旧的文档的唯一方法是 Search 方法，则这些文档不需要放到 SharePoint 文档库中。 不过，如果用户需要浏览分类层次来查找较旧的文档，则需要将这些文档移动到 SharePoint 文档库中，或者至少使用一个链接列表来链接这些文档。

内容索引

内容索引是一个单层的文本文件，其中保存了来自内容源中的爬网内容的数据。 对内容索引的更新需要对由内容源指定的位置进行爬网，并将结果存储到作业服务器上。 内容索引的传播由将索引从索引服务器复制到搜索服务器的操作组成。 门户站点搜索将返回来自在搜索服务器上存储的内容索引的结果。

每个门户站点都包含允许用户搜索此门户站点内部或外部的文档的索引。 当内容包含到索引中之后，此内容将出现在此门户站点的搜索结果中。

源组

源组、主题和区域是搜索范围的元素。 搜索范围允许用户定义在门户站点内部和跨门户站点进行搜索的宽度和深度。 这些可指定的组件可以创建非常灵活的搜索。

源组是由一个或多个内容源组成的列表。 源组是定义搜索范围所使用的元素之一。 源组是在共享服务级上创建和管理的（如果正在使用共享服务），并且可以在门户站点搜索范围的任意组合中指定。 这些特征使用户可以轻松地定义跨门户站点边界的搜索范围。 例如，如果希望使市场门户站点的用户能够搜索销售门户站点上的内容，则可以创建一个由包含所有销售门户站点数据的源组和包含所有市场门户站点数据的源组组成的搜索范围。

搜索范围

搜索范围是一个或多个源组的列表与定义它们的门户站点上的任意指定的区域和主题。 搜索范围使用户可以根据门户站点上的主题、区域和内容源项来缩小搜索的范围。

搜索范围可以由主题和区域或内容源的组来限定。 可以对门户站点外部的源组进行分组，还可以限定搜索范围排除或包括特定的源组。

搜索范围是由门户站点管理员定义的，并且只能在定义它们的门户站点上使用。 例如，在“人力资源”门户站点上创建的名为“本门户站点”的搜索范围可能由包含定义了 HR 文件服务器上所有内容的内容源的源组组成。 这个范围将只能在 HR 门户站点上使用。

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